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差旅报销难题频生 借力商旅管理为上策

时间:2018-10-05 01:45:36  来源:本站  作者:

 

  岁末年初,商务拜访、业务洽谈进入高峰期,员工的出差也越来越频繁。由于差旅费用的直接经手者通常是员工、财务和供应商,这其中会有一些老板无法掌控甚至无法知悉的情况发生。

  假发票是员工差旅过程中最让人头疼的一个问题。财务人员需要练就一双火眼金睛,识别各种形态的假发票,尤其是出差报销,核实异地发票的难度和费力度会比较大。

  对于出差员工而言,假发票同样令他们深恶痛绝,除了无法拿到差旅报销款,还有可能被老板和财务质疑诚信问题。

  当然最怕假发票的还是老板们,如果财务未能严格把关,不仅可能多支出了差旅费用,万一被税务局查出,还要支付额外的罚款。

  企业员工通过携程商旅预订行程,系统会智能记录每一个项目的具体信息,无论是机票、酒店、火车票,所有项目都由携程商旅汇总并开具在一张大发票里。发票不用经手员工,直接由携程商旅寄送至差旅负责人,财务人员更不用再去逐个核对五花八门的发票,不用费尽心力去鉴别每一张发票的真假。

  假发票分为两种:一种是发票本身就假,属市场上倒卖的非税务机关监制的假发票;另一种是发票本身是真,但员工出于个人利益故意提高发票金额,这属伪造经济业务事实的“假发票”。

  由于很多公司仅仅在差旅费用方面对员工有约束,具体用怎样的交通工具和住哪个酒店并没有严格要求,这其中便会滋生一定的灰色地带,例如小部分操作不规范的酒店私下和员工达成“默契”,开具金额不实的发票“互惠互利”。

  财务人员可以在一定程度上辨认出第一种假发票,但面对第二种假发票时,大概也束手无措了。

  通过小代理、个人散订等传统的差旅机票预订方式,由于预订过程不透明,价格造假的问题很难完全杜绝,酒店预订更是如此。携程商旅可以帮助企业规避上述的道德风险,所有产品价格在同一平台公开显示,预订过程透明规范,可避免人为的价格造假。

  将在外,军令有所不受。老板虽然制定了差旅标准,但大多数情况下,实际出差时,机票酒店往往不能按照既定标准执行。长年累月积少成多,这也会给企业带来不少的损失。

  但有时员工也会抱怨:各城市的物价水平不同,统一的差标在实际操作中并不合理,预订时一旦发现要超出差标了,难道每次都打电话向领导请示吗?而且面对每张都超过报销额度一点点的差旅报销单,财务也会感到为难:不给报销显得不近人情,但都给报了,怎么向老板交待?

  专业的差旅管理公司可以帮助企业落实差标管理制度。差旅负责人通过差旅管理系统设置差标,员工在预订时,系统会自动筛选符合要求的产品,员工选定产品之后,系统会通过短信、邮件等方式向相应审批人发送授权请求。通过系统设定,公司还能要求员工提前预订以获得更多的价格选择。另外,携程商旅不仅为企业提供竞价平台购票,还专为差旅人士设计具有竞争力的机酒产品。

  作为专业的差旅管理公司,携程商旅帮助众多企业优化预订及审批流程,完善和执行差旅政策;基于行业差旅数据分析,提出商旅管理建议,提升企业差旅管理水平,实现最高达30%的差旅费用节省。

  老板可能不知道,员工出差后怨声载道最多的不是舟车劳顿和奔波之苦,最讨厌的是又长又拖的报销流程!

  对于企业而言,一个员工垫付的差旅费只是九牛一毛,但对于个人,这或是一笔不小的费用。

  员工每次出差回来都要找齐大大小小各种发票,期间还可能会遭遇发票遗失的尴尬,然后逐个填写报销单、再一张张贴发票,交给财务之后,短则几周、长则一个季度,期间可能因为报销单填写不规范或者发票不合格的问题被退单,漫长而繁琐的报销流程会严重影响员工的现金流状况和出差热情。

  老板大概不知道,这些不够人性化的差旅报销流程让他获得了不少员工的“差评”,从长远来看,这对公司发展必然会产生不良影响。

  据了解,“员工出差消费,差旅公司垫付,企业定期结款”的服务在专业的差旅管理公司中已屡见不鲜,对于很多启用专业差旅管理公司的大型企业员工而言,早已不存在员工垫付的困扰,通过技术改造,还能简化财务对账流程、提高结算效率。

  大企业的问题解决了,那么消费量不大并且没有强大技术支持的中小企业能享受这些服务吗?中小企业员工出差一般以个人散订为主,员工垫付问题尤为突出。

  携程商旅去年推出的“企业差旅自助平台”就是为了满足中小企业的差旅管理需求。即便差旅消费量不大的企业只要通过资质审核,也能获得携程商旅的月结服务:员工无须垫付费用,不用贴发票走流程,企业先消费后付款,月底所有消费会汇总在一张发票内,统一结算。

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